Informacje prawne

Polityka prywatności

Wersja obowiązująca od 16 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Natalia Ciesek “Źródło” poradnia zdrowia psychicznego, Indywidualna działalność gospodarcza, NIP 8952291687, REGON 542481037, adres rejestrowy: ul. Jedności Narodowej 248 lok. 81, 50-302 Wrocław. W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można napisać na natalia.ciesek@gmail.com. Można również zadzwonić pod numer +48 605 820 918.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku ze stroną i rezerwacją mogą być przetwarzane:

imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu,
wybrana usługa, forma, data i godzina spotkania oraz informacje organizacyjne,
treść korespondencji dotyczącej rezerwacji, płatności, reklamacji lub odstąpienia,
dane rozliczeniowe widoczne przy zwykłym przelewie bankowym oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego,
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony i jej ochroną, takie jak adres IP, typ przeglądarki lub urządzenia, informacje o żądaniu i logi bezpieczeństwa.

Formularz rezerwacji nie służy do przekazywania diagnozy, informacji o zdrowiu, powodów spotkania ani opisu sytuacji osobistej. Nie należy wpisywać takich informacji w polach kontaktowych, tytule przelewu ani danych do faktury. System rezerwacji służy organizacji spotkania i nie jest kartoteką ani dokumentacją przebiegu konsultacji.

3. Cele i podstawy prawne

przyjęcie rezerwacji, kontakt organizacyjny, wysłanie potwierdzenia i przypomnień oraz wykonanie usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania przed zawarciem i wykonanie umowy,
przyjęcie i rozliczenie zapłaty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków księgowych i podatkowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
obsługa reklamacji, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest ochrona praw administratora i klientów,
zapewnienie bezpieczeństwa strony, zapobieganie botom, nadużyciom i podwójnym rezerwacjom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest bezpieczne i niezawodne działanie serwisu,
publikacja opinii udostępnionych publicznie na profilu Natalii Ciesek w serwisie ZnanyLekarz — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest przedstawienie publicznych doświadczeń klientów.

Jeżeli dana operacja będzie oparta na zgodzie, można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Zgoda nie jest podstawą przetwarzania danych niezbędnych do rezerwacji i wykonania umowy.

4. Obowiązkowość podania danych

Podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu jest wymagane do dokonania rezerwacji internetowej i jej obsługi. Niepodanie tych danych uniemożliwi rezerwację tą drogą. Dane do faktury są wymagane tylko wtedy, gdy klient żąda jej wystawienia w określonej formie. Podawanie informacji o zdrowiu w formularzu rezerwacji nie jest wymagane ani oczekiwane.

5. Odbiorcy danych i dostawcy usług

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

Zencal — obsługa rezerwacji, kalendarza i wiadomości organizacyjnych,
Google — Google Calendar i Google Meet,
Cloudflare — hosting, bezpieczeństwo strony i ochrona formularza Turnstile,
dostawcy poczty elektronicznej i innych niezbędnych usług IT,
bankowi administratora, bankowi klienta i uczestniczącym instytucjom płatniczym — przy zwykłym przelewie bankowym,
księgowości, doradcom oraz organom publicznym — jeżeli jest to potrzebne do obsługi rozliczeń, ochrony praw lub wykonania obowiązku prawnego.

Dostawcy działający jako podmioty przetwarzające otrzymują dane na podstawie odpowiednich umów i tylko zgodnie z poleceniami administratora. Część odbiorców, w szczególności banki lub operator płatności, przetwarza dane także jako odrębny administrator na podstawie własnych obowiązków.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy usług IT, w szczególności Google i Cloudflare lub ich podwykonawcy, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, zależnie od dostawcy: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Ram Ochrony Danych UE–USA albo standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami. Informację o zastosowanym mechanizmie można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

7. Bezpieczeństwo strony i Turnstile

Cloudflare Turnstile analizuje ograniczony zestaw sygnałów technicznych potrzebnych do rozróżnienia prawidłowego użytkownika od automatycznego nadużycia, m.in. adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu i żądaniu. Nie otrzymuje treści wpisanej w formularzu rezerwacji. Serwis nie używa narzędzi analitycznych ani marketingowych, dopóki nie zostaną one wyraźnie uruchomione i opisane. Szczegóły dotyczące plików cookies znajdują się w polityce cookies.

Strona przekazuje dane rezerwacji do Zencal. Własna warstwa techniczna zapisuje losowy identyfikator próby, skrót żądania i wynik operacji, aby odświeżenie strony lub dwuklik nie utworzyły kolejnej wizyty. Dane kontaktowe nie są zapisywane w pamięci sesji przeglądarki.

8. Okresy przechowywania

dane rezerwacyjne, organizacyjne i korespondencja dotycząca umowy — przez czas potrzebny do wykonania lub anulowania wizyty, a następnie co do zasady przez 3 lata w celu rozliczenia i ochrony przed roszczeniami, chyba że dłuższy okres wynika z prawa lub konkretnej sprawy,
dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności danego zobowiązania podatkowego,
techniczny zapis zabezpieczający przed podwójną rezerwacją — 90 dni; losowy klucz próby oraz wybrana usługa, forma i godzina mogą pozostać w pamięci sesji przeglądarki maksymalnie 24 godziny,
opublikowana opinia — do czasu ustania celu publikacji, skutecznego sprzeciwu albo prośby o usunięcie, jeżeli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania,
dane związane z reklamacją lub sporem — do zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu przedawnienia.

Dane zbędne do wskazanych celów są usuwane lub anonimizowane. Powyższe okresy dotyczą serwisu i organizacji rezerwacji, a nie ewentualnej dokumentacji prowadzonej na podstawie odrębnych przepisów właściwych dla charakteru świadczonej usługi.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO można żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia. Można również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofać zgodę, jeżeli dana operacja jest na niej oparta. Realizacja niektórych praw może być ograniczona przez obowiązki prawne administratora lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; aktualne dane kontaktowe znajdują się na stronie UODO.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec klienta decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Techniczna ochrona Turnstile służy wykrywaniu botów i nadużyć, a nie profilowaniu klientów na potrzeby marketingowe.

11. Zmiany polityki

Polityka jest aktualizowana, gdy zmieniają się przepisy, zakres danych albo używane narzędzia. Informacje o nowych odbiorcach danych są publikowane przed rozpoczęciem ich faktycznego przekazywania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym samym adresem.